De Covid-19 pandemie kan onze manier van werken en leven snel en voorgoed veranderen. Met minder tijd in de auto, minder vervuiling, meer flexibiliteit en een betere werk-leven balans.
De vraag is echter hoe radicaal die omslag zal zijn.
Thuiswerken is het Walhalla
Velen van ons zijn inmiddels ervaren en tevreden thuiswerkers. Onze planning is vrijer, we bepalen zelf waar we werken en we houden tijd over doordat we niet meer op en neer naar kantoor hoeven. Onze bonus is meer tijd voor familie, sport en hobbies. Pré-Corona was deze nieuwe realiteit voor velen nog een utopie.
Thuiswerken is zelfs door de meest sceptische ondernemers binnen een oogwenk breed uitgerold.
Dat is een belangrijke stap, want het biedt hen een interessant perspectief voor het aantrekken van nieuw talent, voor wie flexibiliteit in werklocatie en – tijd een cruciale arbeidsvoorwaarde is.
Daarmee komt de werkgever echter wel in een spagaat.
We kunnen niet zonder fysieke ontmoetingen
Je moet op zoek naar de balans. Want hoe omarm en ontwikkel je dat nieuwe talent? En hoe bescherm je de cultuur van je organisatie?
Als je dat nalaat, liggen sub- en tegenculturen op de loer.
Niet alleen nieuw talent heeft fysieke ontmoetingen nodig. Collega’s willen elkaar ontmoeten en doen dat desnoods in kleinere kring, buiten kantoor. Zij kozen hun werkgever juist vanwege de collega’s met wie ze – zij aan zij – kunnen samenwerken. Ze vielen voor de cultuur, de waarden, waardering, sfeer, sociale contacten. Misschien zelfs voor het bijzondere kantoor en de inspirerende locatie.
Thuiswerken was niet waar ze voor getekend hadden.
Samenwerken en communicatie zijn lastiger vanuit huis. We missen de rituelen om de dag duidelijk af te sluiten samen met collega’s. Het uitloggen, het pand verlaten, wellicht nog een borrel met elkaar, de rit terug naar huis en het thuiskomen. Voor menigeen ligt de eenzaamheid van het thuiswerken op de loer of is het lastig om geconcentreerd en gemotiveerd te blijven.
Thuiswerken maakt de belofte van een betere werk-leven balans dus lang niet altijd waar.
Het stapje extra is minder zichtbaar
Dan lopen medewerkers ook nog tegen iets anders aan: werken-op-afstand betekent over het algemeen dat zij vooral op hun output beoordeeld worden.
Maar wie ziet het als jij daarvoor het vuur uit je sloffen liep? Het stapje extra of het enthousiasme waarmee een medewerker een taak vervult is bij thuiswerken minder zichtbaar. Email en appen mist cruciale nuances tegenover persoonlijke communicatie. Het risico is groot dat juist de medewerkers die graag een stap extra zetten hiervoor de bijbehorende waardering mislopen.
Dat is een slechte zaak, want waardering voor inzet bepaalt in hoge mate ons werkplezier.
Mensen willen elkaar zien, ontmoeten en spreken bij de koffieautomaat. Als jouw organisatie pré-Corona nog niet aan remote werken was gewend, dan heb je de belangrijke structuren om dat op te vangen niet binnen een paar weken of maanden overeind. Het zit gewoon nog niet in je DNA.
Volledig thuiswerken is geen optie voor de lange termijn
Uit het oog, uit het hart geldt ook voor thuiswerkers. Het zou niet zo moeten zijn, maar het is de praktijk.
Spontaan iemand bij een meeting uitnodigen of achteraf nog even informeren omdat je hem of haar tegenkomt is er niet meer bij. En degenen die wel op kantoor werken, zijn letterlijk en figuurlijk meer ‘in the picture’ en hebben al snel een streepje voor. De kans dat mensen er tussenuit vallen of hun betrokkenheid, hun discipline of wellicht zelfs hun grenzen verliezen is groot.
Natuurlijk geldt dat allemaal niet als jouw organisatie van meet af aan kantoorloos opereerde. Dan zit het met dat DNA wel snor. Maar de meeste organisaties zijn zo niet gebouwd en herstructureren kost tijd. Voor deze werkgevers is thuiswerken op grote schaal alleen succesvol voor de korte termijn. Want het leunt op bestaande structuren en culturen. De organisatie is nog hecht vanwege de sfeer die de collega’s hadden opgebouwd, hun lunches en rituelen op en rond kantoor.
Hoe langer iedereen dat mist, hoe meer het zal wegebben.
Dat is geen mooi toekomstbeeld.
Terug naar kantoor zodra het weer kan
Organisaties dienen hun medewerkers zo snel mogelijk weer naar kantoor te verleiden. Flexibeler en vrijer. Een hybride model met het beste van deze twee werelden. Maar wel terug.
Medewerkers omarmen niet voor niets de ‘terug-naar-kantoor’ initiatieven en verheugen zich weer op het weerzien met collega’s, het sparren met managers en mentoren, de vertrouwde sfeer van hun kantoor. Al begint het voorlopig maar met die ene vaste dag per week met je eigen team.
Hoe motiveer je medewerkers dan om op kantoor te werken?
De aanpak zal maatwerk zijn, want geen organisatie is hetzelfde.
McKinsey adviseert een aanpak in vier stappen:
1. Richt je werkprocessen opnieuw in
Tijdens de lock-down hebben organisaties razendsnel de werklocaties van medewerkers van kantoor naar thuis verplaatst. Meestal met behoud van de bestaande aanpak, maar dan op afstand.
Dat werkt soms goed, maar op termijn is zul je toch ook je aanpak en processen hierop aan moeten passen. Nieuw talent zal wellicht in aanvang meer tijd op kantoor door moeten brengen en pas na verloop van tijd remote werken.
Collega’s die in projecten samenwerken kunnen bij de planning fysiek samenwerken op kantoor en de uitvoering vanuit huis doen. Voor andere organisaties kan het brainstormen wellicht juist prima op afstand plaatsvinden met hulp van applicaties als Teams en Mural.
Als talentontwikkeling een grote rol speelt binnen jouw organisatie, dan kun je je afvragen of een volledig digitale omgeving daar wel geschikt voor is.
2. Bepaal welke rollen op welke plek efficiënt kunnen werken
Je kunt de nieuwe situatie aangrijpen om te bepalen welke rollen binnen je organisatie geheel of gedeeltelijk op afstand kunnen worden uitgevoerd, ook voor de lange termijn. Daarmee verruim je de pool van potentieel talent. Voor remote medewerkers volstaat wellicht een maandelijks bezoek aan kantoor.
3. Pas je werkomgeving aan op je nieuwe prioriteiten
De laatste jaren zijn veel werkomgevingen al gemoderniseerd, dikwijls vanuit de agile doelstellingen. Weinig kantoren zijn echter klaar voor een post-Covid wereld met nieuwe verhoudingen en prioriteiten. De kans is groot dat je minder werkplekken nodig hebt, maar meer bewegingsruimte en faciliteiten voor kleinschalige meetings en samenwerking.
Technologie zal hierin een zware rol krijgen. Het kantoor moet veilig en schoon blijven. Grenzen tussen remote werkplekken en kantoor moeten verdwijnen om productiviteit, samenwerking en cultuur te onderhouden. Nieuwe vormen van always-on videoconferencing en het versmelten van fysieke en online ruimtes voor samenwerking zullen op korte termijn gemeengoed worden.
Het kantoor moet comfortabeler zijn dan thuis, waar we de boel qua technologie vaak al goed op orde hebben. Dat geldt voor klimaatbeheersing, verlichting, beveiliging en connectiviteit. Maar vraag je medewerkers ook eens welke rol de kwaliteit van je koffie speelt bij hun enthousiasme over terugkeer naar kantoor ;). Binnen een paar jaar bestaat de helft van je medewerkers uit millenials en die hebben andere ideeën over dit soort zaken dan je wellicht gewend bent. Als je nu veranderingen plant, bekijk je werkomgeving dan door hun ogen.
4. Heroverweeg je kantoorlocatie en vastgoed
De veranderingen in werklocatie en – vorm stellen nieuwe eisen aan het vastgoed. Hoeveel werkplekken en ruimtes voor samenwerking heb je nodig? Is de dure centrumlocatie nog nodig om talent aan te trekken en te behouden als steeds meer medewerkers remote werken?
Met de transformatie ligt een mix van eigen vastgoed, huur van kleinere kantoorlocaties, locale flexwerkplekken en co-working ruimtes voor de hand. Dit levert bovendien interessante kansen voor kostenbesparing op.
Dit is het moment om achterhaalde gewoontes en systemen overboord te zetten en nieuwe invulling te geven aan de manier waarop mensen plezierig werken, samenwerken met collega’s en hun doelstellingen behalen.
Maak een doordacht ‘Terug naar kantoor-plan’ om de terugkomst van je medewerkers in goede banen te leiden. We hebben een aanpak in 8 stappen voor je.
Bel of mail ons als je wilt sparren over de aanpak van jouw post-Covid werkomgeving.