Voordat je je nieuwe, 1,5 meter kantoor opnieuw betrekt, heb je een proces nodig om je medewerkers veilig terug te brengen naar hun werkplek.
In ons blog Terug Naar Kantoor: Wanneer En Hoe? geven we 8 Tips Voor Je Aanpak Richting Het Nieuwe Normaal.
Maar hoe ziet hun kantoor er straks uit? Herkennen je medewerkers nog het kantoor dat ze in maart achterlieten?
Minder werkplekken, maar met de juiste middelen beperk je de afname
Meer afstand houden betekent dat in een gemiddeld kantoor de helft of meer van de werkplekken verdwijnt. Dat wil zeggen: als je geen verdere maatregelen neemt.
Gelukkig kun je er wel wat aan doen
Thuis werken blijft voorlopig de standaard
Thuiswerk is voorlopig niet meer weg te denken uit onze levens.
Het is dus in de eerste plaats belangrijk dat zij een geschikte werkruimte en voorzieningen hebben, zoals een ondersteunende stoel, bureau, scherm op juiste hoogte, veilige opslag van data en voldoende datasnelheid voor werken op afstand en in de cloud. Ook je IT-afdeling moet in staat zijn om thuiswerkers te ondersteunen.
Thuiswerken is ‘here to stay’. Maar we willen ook terug naar kantoor. Dat zal een mix moeten zijn van dagen op kantoor en thuiswerken. Dat vraagt een hoge mate van flexibiliteit van het kantoor.
Een andere invulling van de kantoortuin
Het open kantoor, of de kantoortuin, is populair geworden omdat het een sociale en interactieve werkwijze aanmoedigt en omdat je hiermee de dure vierkante meters optimaal benut. Voor moderne, agile organisaties is het een must.
Van social distancing had echter nog nooit iemand gehoord.
Terug naar gangen met gesloten kantoortjes ziet niemand meer zitten, maar wat kun je dan wel doen om je open kantoor aan te passen aan Het Nieuwe Normaal?
We geven je 10 tips voor de aanpak van je 1,5 meter kantoor.
- Breng de User Journey in kaart
- Ruimteplanning is de basis van je 1.5 meter kantoor
- Richt je vergaderruimtes opnieuw in
- Gebruik markeringen
- Verdeel de ruimte
- Beperk de beweging
- Hoge prioriteit voor hygiëne en schoonmaak
- Gebruik vrije werkplekken voorlopig als vaste werkplekken
- Pas telecom en IT hardware op de werkplek aan
- Kies een isolatieruimte
1. Breng de User Journey in kaart
Wat is het belangrijkste voor de mensen die terugkeren naar hun werkomgeving? Wat denken en voelen ze? Wat hebben ze nodig?
Onderzoek de volledige user journey, van het moment dat ze hun veilige huis verlaten tot het moment dat ze achter hun bureau plaats nemen en zich door het kantoor bewegen.
Dat gaat niet alleen om praktische aanwijzingen voor het houden van afstand en het voorkomen van besmettingen, maar ook om emotie.
Je kunt denken aan vriendelijke boodschappen zoals ‘Welkom terug’ bij de ingang, ‘Laten we onze handen wassen om elkaar te beschermen’ en gemarkeerde staanplaatsen in de lift. Met gemarkeerde looproutes zorg je ook dat medewerkers niet te dicht langs werkplekken lopen.
2. Ruimteplanning is de basis van je 1.5 meter kantoor
Je ruimtebehoefte verandert, dus start met monitoring, analyse en evaluatie van het gebruik van je ruimtes. Waar is ruimte een verspilling, waar biedt ruimte juist waarde en hoe maak je vervolgens optimaal gebruik van die ruimtes?
Een ruimteplanning is een ideale stap om de impact van social distancing maatregelen inzichtelijk te maken. Vergeet niet om de betrokkenen om feedback te vragen, inclusief je verhuurder. Zo weet je wat er wel en niet mogelijk is in het plannen en bouwen van veilige gemeenschappelijke ruimtes.
Zelf werken we graag met zogenaamde test-fits, waarmee we het effect van de aanpassingen visueel en dus tastbaarder maken.
3. Richt je vergaderruimtes opnieuw in
Extra vergaderruimte kan je helpen om ruimte op kantoor en de tijd die medewerkers daar doorbrengen efficiënter te benutten. Een belangrijke reden om naar kantoor te komen is het sociale aspect, het ontmoeten van mensen, face to face contact en het vergaderen – nu ook weer eens fysiek bij elkaar in plaats van via een scherm.
Het is dus belangrijk dat ruimtes beschikbaar zijn op de spaarzame momenten dat teams gezamenlijk op kantoor werken. Hou er rekening mee dat er veel minder deelnemers per ruimte mogelijk zijn en dat (semi-open) ruimtes over een zeer goede ventilatie beschikken.
Daar staat een andere optie tegenover.
Als je om het andere bureau vrij houdt, vermindert je capaciteit met de helft of meer. Je conferentieruimtes, focuskamers en break-outruimtes bieden dan een mooie aanvulling op het aantal werkplekken.
Je ruimteplanning en je enquêtes onder je medewerkers helpen je om de prioriteiten te stellen en de juiste keuzes te maken.
4. Gebruik markeringen
Duidelijkheid over de minimale afstand, looproutes en is prettig voor iedereen die zich in de nieuwe werkomgeving begeeft. Het schept duidelijkheid en herinnert iedereen er continu aan om alert te blijven.
Markeringen zijn in alle soorten verkrijgbaar, van vloerstickers tot posters en bordjes. Markeer de werkplekken zodat duidelijk is welke wel en niet in gebruik zijn. Je kunt een cirkel van 1,5 meter op de grond rond de bureaustoel markeren, zodat iedereen ziet hoeveel afstand er moet worden gehouden.
5. Verdeel de ruimte
Met flexibele wanden en schermen in alle soorten en maten verdeel je de werkomgeving in veilige en praktische ruimtes.
Een scherm op de vloer en op de bureaus is vaak al voldoende om veilige werkplekken te creëren. Met staande vloerschermen creëer je barrières waar nodig en je helpt geluid te dempen. Kies waar mogelijk voor doorzichtig materiaal zoals perspex tussen de bureaus om licht en sfeer in het kantoor te houden.
Gebruik ook je bestaande inrichting zoals kasten en planten om ruimtes opnieuw in te delen en de gewenste routering door je werkomgeving af te dwingen.
Hou het zo flexibel mogelijk. De kans is groot dat de eisen en wensen in het Het Nieuwe Normaal nog regelmatig bijgesteld gaan worden.
6. Beperk de beweging
Voldoende beweging is belangrijk voor iedereen. De loopjes naar de koffieautomaat of printer helpen daarbij. Maar in het Corona-bestendige kantoor is die beweging niet altijd even gewenst.
Goede voorzieningen op de werkplek zoals telecom, stroom, USB-oplaadpunten helpen het verkeer in de ruimtes te beperken.
7. Hoge prioriteit voor hygiëne en schoonmaak
Het maakt niet uit of je kiest voor flexibel werken, meer ruimte op de werkplekken, een nieuwe kantoorindeling of een combinatie van alles: hygiëne en schoonmaak zijn de hoekstenen van Het Nieuwe Normaal op kantoor.
Opgeruimde werkplekken maken het schoonmaken eenvoudiger, dus zorg dat iedereen voldoende bergruimte heeft en dat schoonmaakspullen ruim beschikbaar zijn. Clean-desk is de norm.
Dat geldt ook voor ontsmettingspunten: plaats en onderhoud er voldoende zodat de drempel voor het gebruik ervan zo laag mogelijk is.
Plan en communiceer de reiniging van je kantoor. Het schoonmaakplan is belangrijk voor het gevoel van veiligheid van de medewerkers. Communiceer en handhaaf dit dus. Informeer de schoonmaakploeg en luister ook naar hun ervaringen en adviezen.
Maak duidelijke afspraken met je schoonmakers over de frequentie van het schoonmaken, het gebruik en bijvullen van hygiënemiddelen en het schoonmaken van contactpunten.
8. Gebruik vrije werkplekken voorlopig als vaste werkplekken
Vrije werkplekken werken doorgaans op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. De belangrijkste zorg is de hygiëne en het risico op kruisbesmetting als diverse medewerkers een bureau delen.
Om dat risico te verkleinen kun je er voor een bepaalde periode vaste werkplekken van maken. Eventueel worden die nog wel gedeeld met andere, vaste gebruikers wanneer je met wisselende bezetting werkt.
Zorg in dat geval voor extra ontsmetting en communiceer dit duidelijk met de medewerkers.
9. Pas telecom en IT hardware op de werkplek aan
Om verspreiding van het virus zo veel mogelijk tegen te gaan, is het verstandig om zo min mogelijk spullen te delen.
Verwijder vaste telefoontoestellen en laat iedereen bellen via het persoonlijke mobiele toestel of via de computer.
Verder is het verstandig om iedere medewerker te voorzien van eigen IT voorzieningen zoals: een toetsenbord, muis, beeldscherm en docking-station. Voorzie op voldoende punten in wegwerp- bureauleggers die medewerkers bij binnenkomst mee naar hun werkplek kunnen nemen. Stel het gebruik ervan verplicht.
10. Kies een isolatieruimte
Mocht een werknemer symptomen vertonen, dan heb je een vooraf bepaalde ruimte nodig voor isolatie. De ruimte en het gehele proces rond de isolatie en de opvolging moet voor iedereen bekend zijn.
Een isolatieruimte kan elk type afgesloten ruimte zijn. Hou rekening met speciale reinigingsprotocollen in deze ruimtes, idealiter met speciale ventilatie of negatieve luchtdruk om de blootstelling aan anderen in de omgeving verder te verminderen.
Nieuwe tijden, nieuw denken
De tijden zijn veranderd en – op korte en lange termijn – moeten we verder nadenken over onze manier van werken.
Ons kantoor, ook het open kantoor, zal daar onderdeel van blijven uitmaken, maar wel met een goede indeling om onze collega’s en bezoekers te beschermen.
Laat ons weten als je met ons wilt sparren over praktische en creatieve oplossingen voor je 1,5 meter kantoor.
