Onze klanten vragen regelmatig om ideeën, ontwerpen en oplossingen voor agile of flexibel werken. De Covid-19 crisis zet die behoefte in een stroomversnelling. Agile en flexibel werken zijn echter verschillende dingen, maar we merken dat ze regelmatig door elkaar gehaald worden. Dat leidt tot verwarring en daarom schijnen we er nog eens wat licht op.
Wat is flexibel werken?
Flexibel werken bestaat al heel lang. Het verwijst naar flexibele, alternatieve werktijden die afwijken van de zakelijke norm. Het gaat over werkafspraken tussen werkgevers en werknemers, vaak op individuele basis.
Deze manier van werken sluit aan op de behoefte van werknemers om thuis te werken, zelf werktijden in te delen, werk in duo-banen uit te voeren en part-time te werken. Dat kan stevig bijdragen aan productiviteit, betrokkenheid, welzijn, een betere werk-privé balans, verlaging van verzuim en medewerkerstevredenheid.
Maar het is allemaal geconcentreerd rond de werknemer. En dat is wat anders dan agile werken.
Een agile team draait rond de doelstellingen van de organisatie, of hoe zij die kunnen bereiken.
Misvattingen rond agile werken
Agile werken is een aanpak die mensen in staat stelt om te werken waar, wanneer en hoe zij dat willen. Je stelt – onder andere met technologie – mensen in staat hun werk zo goed mogelijk uit te voeren met de minimale inspanningen en maximale flexibiliteit.
Daar verschuilen zich wel wat misverstanden.
In IT-projecten bijvoorbeeld verwijst agile werken naar een vorm van project management die snelle prototyping, beperkt formele versiebeheer en een hoge mate samenwerking mogelijk maakt.
In ons eigen vak wordt de term wordt vaak geassocieerd met office design, activity-based design, hot desking en optimaal gebruik van ruimtes.
Regelmatig presenteren managers zo’n los onderdeel als hun agile strategie, terwijl dat in praktijk een één-dimensionale kostenbesparing blijkt die wel eens het tegenovergestelde resultaat van een serieuze, volwaardige agile strategie zou kunnen opleveren. Het zijn slechts onderdelen van de oplossing, van de complete infrastructuur die nodig is om de agility te bereiken vanuit business perspectief.
Het echte agile werken komt vanuit je bereidheid om al die deeloplossingen snel uit te rollen.
Wat is agile werken dan wel?
Agile werken gaat over jouw inspanningen om nieuwe manieren van werken mogelijk te maken, zoals samenwerking, sociale interactie, afgezonderd en geconcentreerd werken, spontaan overleg in instant meetings of napraten over de meeting in informele touchdown spots.
Agile werken vergroot de motivatie en betrokkenheid binnen je organisatie. En dus gaat het ook over jouw prioriteiten aan het fysieke en mentale welzijn van je medewerkers.
Dat vraagt om bewegingsvrijheid in en rond je werkomgeving. En de voorzichtige ontmanteling van traditionele beperkingen zoals vaste bureaus, statische technologie en een niet-ergonomisch kantoorontwerp. Hiervoor in de plaats komt een innovatievere aanpak en dito werkplek-design.
Daarin wordt alles mogelijk: een medewerker die in complete stilte wil werken in een speciale akoestische pod. Of een groep die een setting kiest die optimale samenwerking ondersteunt, met geïntegreerde technologie en meubilair dat naar behoefte opgesteld en ingesteld kan worden.
Dat alles werkt alleen met een integrale aanpak. Die biedt je nieuwe kansen om een responsievere, efficiëntere en effectievere organisatie te creëren.
Als die slaagt, levert dat jou lagere kantoorkosten en hogere productiviteit op en maak je minder impact op je omgeving. Je trekt bovendien makkelijker nieuw talent aan en je investeert in een toekomstbestendige organisatie.
Wat is het verschil tussen flexibel en agile werken?
Flexibel werken verwijst vooral naar flexibiliteit in werktijden en locatie. Een flexibele werkplek maakt een organisatie niet agile. Een agile team wel.
Agile werken gaat veel verder en richt zich op het wegnemen van drempels om daarmee het werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren.
Flexibel werken is een verandering van gewoontes. Agile werken is een verandering van mindset.
Die mindset verander je vanuit de overtuiging dat werk een activiteit is, geen plaats. Het gaat om hoe, niet waar je werkt.
Als je agile wilt werken, vraagt dat om een verandering van structuur en management.
Wat betekent agile werken voor je werkomgeving?
Een cultuur van keuze en flexibiliteit creëren kost behoorlijk wat tijd en aandacht. Een goede strategie is maatwerk en heeft prioriteit.
Daarna volgt de uitrol ervan in je organisatie. Dan zijn interieurontwerp, meubels en technologie belangrijke aanjagers van je agile succes. Schakel daar dus een ervaren adviseur en ontwerper voor in, want het raakt je business.
Hieronder vind je alvast een paar aandachtspunten voor je ontwerp.
• Introduceer hot desking voor mobiele medewerkers
• Zet technologie voor samenwerking in, zoals Clickshare
• Overweeg modulaire, multifunctionele meubels
• Regel aparte ruimtes voor samenwerking, breakout sessies, afgezonderd werken, ontspanning, etc.
• Overweeg je kantoor om te vormen in een open werkomgeving (als dat nog niet het geval is) voor meer keuze, vrijheid en grip.
Lees meer over het ontwerpen van een Covid-19 aangepaste werkomgeving.
Bel of mail ons als meer wilt weten over een creëren van een agile werkomgeving of het aanpassen van je kantoor aan Het Nieuwe Normaal.
