Thuiswerken was voor veel mensen even wennen, maar terug naar kantoor zal voor sommigen een nog grotere stap betekenen.
Alsnog is de behoefte groot, mensen willen elkaar ontmoeten. Na de aanslagen van 9/11 kwam het zakenreizen tot stilstand. Dit zou het einde van persoonlijke zakelijke bijeenkomsten zijn. Maar we beschouwden de persoonlijke interactie toch opnieuw als onmisbaar. Kantoren liepen vol en zakenreizen kwamen terug en namen zelfs een hoge vlucht. De huidige techniek en acceptatie voor werken en ontmoeten op afstand is natuurlijk veel verder dan toen, maar heeft nog altijd de nodige beperkingen.
Toch heeft 9/11 ons besef van veiligheid voorgoed veranderd, en Covid-19 heeft een vergelijkbare impact. We hebben er nu zelfs een term voor: Het Nieuwe Normaal. Onze werkomgeving verandert, en waarschijnlijk voorgoed. Ook post-pandemie en post-vaccin.
De vraag is nu: Wanneer komen we terug? Hoe komen we terug?
Houd er rekening mee dat je team misschien zenuwachtig is over het terugkeren naar de werkplek. Als je je goed voorbereidt, kun je veel zorgen wegnemen en – nog belangrijker – de risico’s op besmetting beperken. Dat geeft rust en zorgt ervoor dat iedereen zich op het werk kan concentreren.
In deze blog geven we een aantal handvatten voor je aanpak.
1. Vorm een ‘Terug Naar Kantoor’ Team
De impact van Het Nieuwe Normaal op de werkomgeving en de verantwoordelijkheden van werkgevers is breed. Om een gedegen plan te maken, uit te rollen en te bewaken heb je daarom alle disciplines nodig, zoals HR, juridisch, IT, facilitair, operations, security en de OR of andere vertegenwoordigers van je medewerkers.
Is de impact erg groot of mis je belangrijke expertise in huis, dan kun je externe adviseurs inschakelen, bijvoorbeeld voor gezondheid, hygiëne en kantoorinrichting.
De samenstelling en aanpak van dit team zijn belangrijk, want de kans is reëel dat het ‘here to stay’ is, dat het serieuze problemen moet oplossen en een belangrijke rol in de continuïteit van je onderneming gaat spelen.
2. Ontwikkel je eigen, flexibele ‘Terug Naar kantoor’ plan
Het Terug Naar Kantoor plan zal voor iedere organisatie uniek zijn. Sommige hebben zelfs verschillende plannen nodig, afhankelijk van hun locaties, het aantal medewerkers, lokale vereisten en functies. Belangrijke factoren zijn de locatie van de werkplek, het aantal werknemers per locatie, de mogelijkheid tot social distancing op de werkplek en de afhankelijkheid van het openbaar vervoer.
Verder moet je er rekening mee houden dat de aanbevelingen en richtlijnen van overheid en relevante instituten regelmatig veranderen. Je plan en je team dienen die ontwikkelingen dus te volgen en moeten voldoende flexibel zijn.
Enkele belangrijke onderdelen die in ieder geval in je plan horen:
- Preventiemaatregelen: informeer je medewerkers over preventieve maatregelen om het risico op verspreiding van COVID-19 te verminderen.
- Ondersteuning voor goede hygiëne, bijvoorbeeld met voldoende plekken voor het wassen of ontsmetten van handen.
- Aanpak voor regelmatige schoonmaak en desinfectie.
- Het aanbieden van persoonlijke beschermingsmiddelen zoals maskers, handschoenen en oogbescherming, en instructie over het juiste gebruik hiervan.
- Beleid en uitvoering rond social distancing inclusief aanwijzingen voor omgang met bezoekers, faciliteiten voor bezoekers.
- Uitvoeren van gezondheidsonderzoeken zoals temperatuurmeting als voorwaarde om de werkplek te betreden;
- Aanmoedigen om zelfcontrole op symptomen van COVID-19;
- Regels voor het maximumaantal gelijktijdige werknemers en bezoekers.
- Werkplekcontroles: extra ventilatie op de werkplek, toepassing van hoogwaardige luchtfilters
- Herinrichting van de kantoorruimtes, barrières en scheidingen tussen werkruimten
- Beleid en procedures voor werknemers om te melden wanneer ze ziek zijn of symptomen van COVID-19 vermoeden Procedures voor snelle identificatie en isolatie van mogelijke Covid-19-besmette medewerkers.
3. Verzamel gestructureerd informatie
Om alle betrokkenen continu goed te informeren en besluitvorming te onderbouwen is betrouwbare informatie nodig.
Dat begint bij je medewerkers. Je wilt inzicht in hun eisen en wensen, en hun zorgen. Hun welzijn hangt voor een belangrijk deel af van jouw plan voor de terugkeer naar kantoor of het voortzetten van thuiswerken.
Via regelmatige vragenlijsten en peilingen krijg je een eenduidig beeld van de behoeften, het sentiment en de trends.
Belangrijk is om hierbij de gehele ‘journey’ van je medewerker in beeld te krijgen. Wellicht vinden ze het prima om op kantoor te werken, maar zien ze op tegen het reizen met openbaar vervoer. Met dergelijke inzichten kun je de aandacht van je plannen en de acties van je Terug Naar Kantoor Team goed richten.
Mogelijk beschik je al over relevante data vanuit je bestaande systemen. Denk aan IT, wifi, gebouwmanagement en toegangsbeheersystemen. Die vertellen je veel over het gebruik van je ruimtes en de eventuele noodzaak tot herinrichting van drukke ruimtes of routes.
4. Faseer de terugkomst van je medewerkers
Het is niet realistisch om iedereen op dag één terug te laten komen op kantoor. Je medewerkers hebben veel meegemaakt, hebben vragen en zorgen en het is onmogelijk om te doen alsof er niets is gebeurd.
Je kunt bijvoorbeeld starten met de cruciale rollen voor je organisatie, gevolgd door gezonde werknemers die niet door Covid-19 geraakt zijn en degenen met kinderen die niet naar school gaan.
Met een stapsgewijze terugkomst heeft je Terug Naar Kantoor Team meer ruimte om hun gezondheid en veiligheid te beschermen en om vertrouwen te geven dat het inderdaad veilig is om weer aan het werk te gaan. Je houdt zo de gevolgen voor de gezondheid en het moreel goed in de gaten.
Ook voor zo’n fasering is je multi-disciplinaire team waardevol, want kiezen en selecteren kan gevoeligheden met zich meebrengen en zelfs regelgeving raken.
5. Overweeg roulatie en gespreide werktijden
Als alternatief of aanvulling op een gefaseerde terugkomst kun je gespreide werktijden en roulerende teams invoeren, waarbij bepaalde teams op kantoor zijn terwijl andere teams op afstand werken.
Om het risico van verspreiding van het COVID-19-virus binnen een organisatie verder te beperken, kun je ook fysiek de teams binnen je kantoor scheiden.
Bijkomend voordeel is de lagere druk voor de schoonmaakploeg bij het beheren en uitvoeren van routinematige of verbeterde kantoorreiniging en -desinfectie.
Wanneer je personeelsbestand sterk afhankelijk is van het openbaar vervoer, moet je er rekening mee houden dat reistijden, vooral in spitstijden, langer zijn en de risico’s van besmetting hoger. Voor zover dat mogelijk is, helpen flexibelere begin- en eindtijden die druk en het risico te verlagen.
Veel medewerkers zullen het OV willen vermijden en hebben een parkeerplek voor auto, fiets of scooter nodig. Plan dus ook eventuele extra parkeer- en oplaadfaciliteiten.
6. Hou rekening met hogere afwezigheid
Het Nieuwe Normaal kan een aanzienlijke toename van het aantal afwezigen betekenen, door ziekte, zorg voor een familielid, zorgen over veiligheid of sluiting van werkplekken door nieuwe COVID-19-uitbraken in de werkomgeving. Bereid je er dus op voor om te draaien met minder personeel.
Voor zover dat nog niet het geval was, kun je dit doen via werken op afstand, maar ook door het combineren van functies, het trainen van bestaande medewerkers op uitvoering van kritische bedrijfsfuncties en het werven van extra werknemers op parttime of flexibele basis.
Wees er in ieder geval op voorbereid dat je werkplekken snel kunt sluiten bij nieuwe Covid-19 uitbraken. Je Terug Naar Kantoor plan dient dus ook een hoofdstuk ‘Opnieuw Naar Huis’ te hebben.
7. Evalueer je kantoorruimte en werkplekken
Het kantoor maakt deel uit van de manier waarop we communiceren en samenwerken. We kunnen voorlopig niet zonder, maar zoals gezegd verandert de rol van je kantoor en daarmee de vorm komende jaren stevig.
Je ruimtebehoefte verandert, dus hou die trends scherp in de gaten. Maak een start met monitoring, analyse en evaluatie. Waar is ruimte een verspilling, waar biedt ruimte juist waarde en hoe optimaliseer je vervolgens die ruimtes?
Hiervoor is het maken van een ruimteplanning een ideale stap om de impact van social distancing maatregelen inzichtelijk te maken. Gebruik daarbij zeker ook feedback van alle betrokkenen, inclusief je verhuurder, om te weten wat er wel en niet mogelijk is in het plannen en bouwen van veilige gemeenschappelijke ruimtes. Houd er rekening mee dat de richtlijnen snel kunnen veranderen en dat je de ruimtes daarop kunt aanpassen.
Het agile kantoor krijgt meer aandacht dan ooit en een moment is om dat vorm te geven, dan is het nu.
8. Communiceer je plan
Ontwikkel een aanpak voor je communicatie om iedereen te informeren over het proces en de doelen, het team dat dit proces begeleidt en manier waarop iedereen bijdragen met ideeën en praktische support.
Dit is een cruciaal onderdeel van je totale aanpak. Je hebt draagvlak, betrokkenheid en support van alle medewerkers nodig, terwijl de omstandigheden continu veranderen en je plannen en uitvoering daar snel op aangepast moeten worden. Die communicatielijnen dienen dus continu open te staan, in twee richtingen.
