Technologie ontwikkelt zich razendsnel en dat geldt ook voor moderne kantoortoepassingen.
We spreken regelmatig ondernemers die dat met liefde omarmen en graag vooroplopen om de organisatie nog flexibeler, efficiënter, comfortabeler en hipper te maken.
Maar net zo vaak zien we het omgekeerde: er komt zo’n lawine van mogelijkheden op je af, dat je keuzes uit- of zelfs afstelt.
Dat is een gemiste kans. Want je medewerkers zijn vergroeid met techniek en hebben hun huis vol met gadgets. Voor moderne bedrijven geldt het hospitality adagium: It Must Be Better Than Home.
Dat geldt ook voor de veiligheid. En door Covid-19 staat dat motief nu vetgedrukt in hoofdletters.
In Het Nieuwe Normaal wil je dat medewerkers zich niet alleen vrij, maar vooral ook veilig door hun werkomgeving kunnen bewegen.
Het goede nieuws is dat je met de juiste technologie een aantal vliegen in één klap slaat: je vergroot de veiligheid, de beleving en het welzijn van je medewerkers en bezoekers.
Hieronder lees je 10 technologie-trends voor een modern kantoor in het nieuwe normaal in 2020.
1. Ruimtegebruik meten
In een Covid-19-proof werkomgeving is het cruciaal dat je weet hoeveel mensen er op locatie aanwezig zijn. Met die kennis kun je regels voor maximale bezetting naleven, je workflows en productiviteit plannen en je inzicht in het gebruik van de ruimtes vergroten.
Met een toegangscontrolesysteem en een ruimteplanning- of tijdregistratie-tool is het eenvoudig te meten en terug te zoeken wie, waar en voor hoe lang aanwezig is. Deze meetbare informatie is relevant voor de veiligheid in het 1,5 meter kantoor èn voor het plannen en verbeteren van je flexibele werkomgeving.
2. Contactloos deuren openen en sluiten
Deurhandels zijn potentiële besmettingsbronnen die je tijdens een virusuitbraak liever vermijdt.
Medewerkers komen voorzichtig weer richting de werkplek en zijn zich meer bewust van hun veiligheid dan ooit. Met hygiëne als hoogste prioriteit raken ze liever geen deurkrukken en andere toegangspunten aan.
Het automatisch openen van deuren via sensoren is natuurlijk niets nieuws, maar wel actueler dan ooit.
Andersom is wel nieuw: de deuren – waar mogelijk – juist standaard open laten staan en alleen bij een calamiteit zoals brand automatisch laten sluiten.
Intelligente koppelingen tussen brandmeldsystemen en toegangscontrolesystemen maken dit technisch al mogelijk. Hou natuurlijk wel de brandveiligheidseisen in de gaten en laat je goed adviseren.
Naast de veiligheid verbetert contactloze toegang ook de beleving en het comfort van je medewerkers en bezoekers.
3. Slimme toegangscontrole
Ook je toegangscontrole moet overweg kunnen met de nieuwe dynamiek van een flexibel en Corona-bestendig kantoor. Medewerkers moeten zo vrij mogelijk door het gebouw kunnen bewegen en tegelijk wil je bepaalde ruimtes zoals IT, magazijn, R&D en HR afschermen.
Ook flexibele krachten en freelancers zijn een standaard onderdeel van een flexibele organisatie. Autorisaties moet je dus eenvoudig en snel kunnen aanpassen.
In het Covid-19 tijdperk kun je toegangscontrole samen met je gebouwbeheersysteem, ruimteplanning-tool of tijdregistratiesysteem ook gebruiken om het aantal medewerkers en bezoekers in je gebouw of ruimtes te reguleren en monitoren.
Met de juiste technologie pas je autorisaties van digitale sleutels remote en real-time aan en sluit je ruimtes of gebouwen snel af.
4. Biometrische oplossingen voor toegangscontrole
De technologie en vraag rond warmtecamera’s en gezichtsherkenning groeit razendsnel. Tot nu toe is onze privacy de grootste drempel voor brede toepassing, maar inmiddels doen we niet anders op onze smartphones met vingerafdruk en gezichtsherkenning, en Covid-19 zet deze trend in een stroomversnelling.
Nu vraagt een medewerker nog bij de deur of je temperatuur mag worden gemeten, straks zien we wellicht de bordjes die je waarschuwen dat de automatische deur alleen opent als je temperatuur in orde is, die gemeten wordt door een warmtegevoelige camera.
Die techniek is er al en onze acceptatie gaat ook snel die kant op. Niet alleen rekken we onze privacy-grenzen op, maar ook de technologie houdt daar steeds beter rekening mee. Zo slaat de nieuwe generatie gezichtsherkenningscamera’s geen beeld meer op, maar worden de beelden direct omgezet in data-strings en erna vernietigd.
5. Mobiele bezoekersregistratie
Een gepersonaliseerde uitnodiging met de optie om jezelf direct als bezoeker te registreren via je eigen smartphone voorkomt onnodig fysiek contact met de receptie, papieren bezoekerslijsten of een check-in tablet.
6. Opslag van bedrijfs- en persoonlijke eigendommen
Wellicht niet zo hi-tech, maar wel onderdeel van je toegangscontrolesysteem: een groeiende behoefte aan opslag van persoonlijke goederen binnen de flexibele en ‘Nieuwe Normaal’ werkomgeving.
De wisselende aanwezigheid van medewerkers, ZZP’ers en teams, het op kantoor werken in shifts en het delen van werkplekken vraagt om opslagmogelijkheden onafhankelijk van de werkplek. Locker-systemen zijn er in alle soorten en maten, maar zorg in ieder geval dat het slot en sleutel integraal onderdeel van je digitale sluit- en toegangscontrolesysteem zijn.
7. Spraak-gestuurde kantoortechnologie
We stellen vragen aan Alexa, Siri of Google Assistant, geven onze navigatie commando’s en springen door spraak-gestuurde keuzemenu’s. De helft van de wereldwijde search-opdrachten is inmiddels al spraak-gestuurd.
Die technologiesprint en onze snelle gewenning hieraan hebben direct gevolg voor onze werkomgeving. De Corona-pandemie zet hier nog eens de turbo op. Spraak-gestuurde kantoortechnologie kan onze dagelijkse taken vereenvoudigen, tijd besparen en hygiëne verbeteren: het boeken van een vergaderzaal, de printopdracht, het aanzetten van de airco en verlichting of het bestellen van een kop koffie is allemaal mogelijk zonder een knop aan te raken.
8. Bewegingssensoren en klimaatbeheersing
Sensoren bieden je mooie kansen om je kantoor dynamisch aan te passen aan je medewerkers. Je kunt sensoren met je gebouwmanagementsysteem integreren om met klimaatbeheersing te communiceren en een optimale werkomgeving te creëren gedurende de gehele dag.
Je klimaatbeheersing kan zich ook automatisch aanpassen op het aantal aanwezigen in een ruimte, zodat je tijdens je vergadering de focus vergroot en afleiding voorkomt. Medewerkers presenteren aantoonbaar beter in goed geventileerde kantoren met lage luchtvervuiling en CO2-niveaus.
Covid-19 zet luchtbehandeling nog meer in de spotlights. De verantwoordelijkheid van werkgevers voor de gezondheid van hun medewerkers groeit, het aanbod van nieuwe technologie zal snel toenemen en medewerkers hebben behoefte aan goede informatie over de maatregelen en oplossingen die jij als werkgever neemt. Laat je daarbij ondersteunen door een goede adviseur.
9. Aanpasbare verlichting
Een complete industrie is opgestaan rond lichtwetenschap en technologie. Licht beïnvloedt gezondheid, welzijn en prestatie van je medewerkers. Licht dicteert onze rust en actieve uren, beïnvloedt ons humeur en reguleert ons energieniveau. Met de juiste verlichting balanceer je de biologische klok van je medewerkers. Je kunt helderheid en kleurniveaus gedurende de dag aanpassen en zelfs negatieve seizoensinvloeden corrigeren. Dit houdt je medewerkers energieker.
De spreiding van medewerkers door beperkte maximum aantallen in de Covid-19-proof werkomgeving zal ook een grotere spreiding van hun aanwezigheid over de dag betekenen. Medewerkers starten eerder of werken later door. Verlichting krijgt daarmee een nog grotere rol om die verandering in ritme te helpen compenseren, vooral in de vroege en late uren.
10. Beveiliging van woningen
Organisaties werken steeds meer vanuit de cloud en medewerkers verwachten – zeker nu iedereen thuiswerkt – dat de voorzieningen in huis op het niveau van de werkomgeving op kantoor komen.
Dat geldt ook voor de digitale en fysieke beveiliging van informatie en hardware. De toepassing van technologie voor een flexibele en Covid-19 – bestendige werkomgeving beperkt zich dus niet tot kantoor, maar strekt zich uit tot de woning van directie en medewerkers.
We wisselen graag van gedachten met je over hoe technologie jouw werkomgeving kan verbeteren in ‘Het Nieuwe Normaal’.
