Moderne werkgevers doen alles om hun medewerkers comfortabel, energiek en creatief te laten samenwerken. Dat hangt natuurlijk van veel zaken af, van de inhoud van het werk tot de bedrijfscultuur.
Maar één ding is duidelijk : als je iedere dag hetzelfde werk in dezelfde ruimte doet, met dezelfde bureaus en dezelfde mensen om je heen, dan bestaat de kans dat deze drempels iets van je productiviteit, creativiteit en geluk afsnoepen.
Agile werken richt zich juist op het wegnemen van drempels om daarmee het werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Je hebt dan een werkomgeving nodig die dat ondersteunt.
Wat is een agile werkomgeving?
De agile werkomgeving geeft keuzevrijheid en faciliteert rust, concentratie en inspiratie. Het biedt keuze om je werkplek te kiezen en met collega’s in groepen samen te werken zonder anderen te storen.
Medewerkers kunnen zich vrij bewegen en kiezen waar, wanneer en hoe ze werken. Om dat goed te laten functioneren moeten interieurontwerp, meubels en technologie samenkomen. Als dat je lukt, dan wordt je werkomgeving een belangrijke aanjager voor creativiteit, motivatie en productiviteit.
Het begint echter altijd met een goede strategie, en dat betekent maatwerk. (link naar flexibel versus agile blog)
Start met een agile strategie
Een cultuur van keuze en flexibiliteit creëren is een flinke opdracht. Het kost tijd en aandacht. In sommige organisaties werkt dat fantastisch, maar voor andere kan het minder goed uitpakken. Met andere woorden: je strategie rond agile werken is maatwerk.
Zit je eenmaal in de uitvoering van je plan, dan zijn interieurontwerp, meubels en technologie belangrijke aanjagers van je agile succes. Schakel daar een ervaren partner voor in, want het raakt je business.
Wat zijn de voordelen van een agile werkomgeving?
Een agile werkomgeving heeft veel voordelen.
Keuzevrijheid
In sommige organisaties kunnen medewerkers het gevoel hebben dat ze gevangen zitten achter hun bureau. Ze weten dat ze beter kunnen presteren als ze meer geïnspireerd worden. Maar ze hebben geen keuze, anders dan vast te houden aan de gebruikelijke omgeving. In een agile kantoor zou je zelf kunnen kiezen waar en hoe je iedere dag werkt. Die vrijheid en flexibiliteit leiden tot hogere medewerkerstevredenheid.
Concentratie
Als je makkelijk afgeleid bent, dan is een agile werkomgeving een uitgelezen kans om te ontsnappen aan interrupties van collega’s en omgevingsgeluiden.
Kleine, geïsoleerde werkruimtes schermen je af van alle afleiding en geven je de kans om je werk geconcentreerd en efficiënt af te maken. Of je handelt er wat telefoongesprekken af die meer privacy of concentratie vragen. Dat werkt niet alleen beter voor jezelf, maar ook voor de rest van de afdeling. Je hoeft er niet voor naar buiten, het toilet of het trappenhuis.
In een agile werkomgeving heb je altijd de mogelijkheid om de setting van je werkomgeving te veranderen. Zoek een rustiger plek, of misschien wil je juist meer reuring. Je kunt lekker de ruimte pakken in een vergaderruimte met je collega’s, of alleen en afgesloten werken in een moderne telefooncel.
Inspiratie
De sleur ligt op de loer als je iedere dag in dezelfde ruimte met dezelfde mensen werkt. Gewoontes en gedachten komen vast te zitten in routines. Wisselende ruimtes, uitzichten, staan of lopen in plaats van zitten: andere omgevingen, houdingen en beweging helpen je om nieuwe ideeën en inzichten te ontwikkelen.
Je agile kantoor maakt het allemaal mogelijk.
Hoe ontwerp je een agile werkomgeving?
Een agile werkomgeving is wat anders dan hot-desking, wat ook wel als een soort zakelijke stoelendans gezien wordt. Het betekent vooral dat een medewerker keuzevrijheid heeft.
We hebben een paar tips voor je agile office design:
1. Maak open ruimtes
Creëer een open werkvloer met voldoende werkplekken voor iedereen. Een overgang naar een open kantoor is de perfecte manier om de ruimte te open te trekken en de belemmeringen weg te nemen die je in traditionele werkomgevingen tegenkomt. Dit is de standaard uitvalsbasis voor alle medewerkers.
Maar het is ook de plek die ze af en toe willen ontvluchten. En daar komen je speciale ruimtes om de hoek kijken.
2. Regel verschillende werkruimtes
Plaats rond de open ruimte afgeschermde werkplekken, ook wel pod of booth genoemd, in verschillende afmetingen. Deze werkplekken kunnen half open of helemaal gesloten zijn en bieden een alternatief voor medewerkers die even wat anders willen.
Kleine pods zijn ideaal voor medewerkers die concentratie en rust nodig hebben.
In de grotere pods of breakout ruimtes kunnen team meetings, conference calls of brainstorms gehouden worden.
3. Creëer ruimtes voor hot desks
De behoefte aan flexwerkplekken groeit en komt door Covid-19 nog verder in een stroomversnelling. Je kunt ook zeggen dat de behoefte aan vaste werkplekken daalt.
Steeds meer medewerkers werken op afstand of mobiel en zijn slechts af en toe op kantoor. Zij hebben daarom geen vaste werkplek nodig. Toch wil je hen goed faciliteren met en dat geldt ook voor je freelancers.
De groei van flexwerken is al lang geleden ingezet en komt met de corona COVID-19 crisis in de hoogste versnelling. Organisaties ervaren de voordelen van thuiswerken en online vergaderen, maar ook de nadelen tekenen zich ineens scherper af. Een goede, ergonomische thuiswerkplek en ondersteunende technologie kun je regelen. Maar of de thuissituatie verder ook uitnodigt tot prettig en efficiënt werken heb je niet in de hand. Bovendien waarderen collega’s het persoonlijke , sociale aspect van de samenwerking met elkaar op kantoor. Organisaties zullen hun werkomgevingen hierop steeds verder aanpassen.
4. Kies modulaire en ergonomische meubels
De juiste meubels zijn een cruciaal onderdeel van een agile interieurontwerp.
Kies voldoende meubels die je eenvoudig kun aanpassen en verplaatsen, afhankelijk van de taken medewerkers in je ruimtes willen uitvoeren.
Ook de ergonomie is belangrijk om de nieuwe werkwijzen en andere houdingen te ondersteunen die voortkomen uit meer interactie en gebruik van nieuwe technologieën.
5. Zorg voor praktische technologie
Je zit niet meer aan je bureau gebonden voor je internetverbinding, telefoon of 220V-aansluiting. Technologie is veel flexibeler doordat moderne meubels allerlei aansluitingen integreren en technologie veelal cloud-based, mobiel, compact en aanpasbaar is.
Als je dynamisch en duurzaam met je ruimtes om wilt gaan, is het handig wanneer je verlichting en klimaat daar met sensoren op inspelen. Dat gaat verder dan aan- of uitschakelen, want moderne producenten leveren verlichting die via intensiteit en kleurtemperatuur het energieniveau van de medewerkers op peil helpen houden.
Zorg vooral dat je doordachte technologie inzet. Als je medewerkers iedere tien minuten met hun armen moeten zwaaien om het licht aan te krijgen omdat ze geconcentreerd zitten te werken, bereik je het tegenovergestelde.
Ook je toegangscontrole moet overweg kunnen met de nieuwe dynamiek. Medewerkers moeten vrij door het gebouw kunnen bewegen en tegelijk wil je bepaalde ruimtes afschermen. Daarnaast zijn flexibele krachten en freelancers een standaard onderdeel van een agile organisatie. Autorisaties voor toegang tot gebouwen en ruimtes moet je dus eenvoudig en snel kunnen aanpassen.
6. Denk aan je akoestiek
Open kantoren, meer samenwerking en veel bewegingsvrijheid op de werkvloer: het geluidsniveau stijgt flink. Om toch de concentratie en het welzijn van medewerkers te waarborgen kun je de akoestiek aanpakken. Hiermee zorg je dat samenwerking en spontane meetings mogelijk zijn zonder de collega’s te storen die privacy en stilte nodig hebben. Beide vormen zijn even belangrijk in de planning van jouw agile werkomgeving.
De voordelen van agile werken
Het inrichten van een agile werkomgeving vraagt serieuze aandacht. Het is de tijd, moeite en investering echter meer dan waard, want het levert je organisatie veel op:
- Mensen kiezen en controle zelf hoe, waar en wanneer ze werken. Dit stimuleert een transparante cultuur en vertrouwen tussen medewerkers onderling en management.
- Agile werken ondersteunt verschillende werkvormen en zorgt dat medewerkers daar snel en eenvoudig tussen kunnen wisselen. Dat is een boost voor je efficiëntie en productiviteit.
- Agile werken haalt niet alleen het beste uit je team, maar ook uit je werkomgeving, vooral wanneer die makkelijk aanpasbaar en multi-functioneel is. Kortom, je gebruikt je dure vierkante meters optimaal.
Wil je meer weten over agile interieurontwerp voor jouw werkomgeving en hoe je hierin veilig werkt in het Covid-19-tijdperk?
